面接の日程がメールで通知されたら、どのように対応すれば良いのでしょうか？この疑問は多くの就職活動中の方々が抱えるものです。面接の日程確定メールに対しては、返信をすることが一般的なマナーとされています。返信メールは、あなたのコミュニケーション能力や社会性を企業にアピールする絶好のチャンスです。

ここでは、面接の返信メールを送る際の基本的なマナーと、感謝の気持ちを伝えるお礼メールの書き方、具体的な例文について解説します。

面接日程確定メールに返信はいる？

基本的には返信が必要

面接の日程確定メールには、基本的には返信しましょう。面接日程について自分が合意したことを伝えるためです。「自分の希望する日程を伝え、企業側がOKしたから改めて返信する必要はないのでは」と思う人もいるかもしれません。

しかし、企業側では「候補日を出した時点から予定が変わっているかもしれない」と考えている可能性もあります。そうした企業の懸念を払拭するためにも、日程に了承したことを返信する必要があるのです。

面接日程確定メールへの返信ポイント

できるだけ早く返信する

面接の調整に限った話ではありませんが、企業からのメールにはできるだけ早く返信をしましょう。基本的に24時間以内に返信をし、可能であれば営業時間内に返信できるとなお良しです。

面接官は日々いろいろな業務をこなしているので、時間が空くとやり取りの内容を思い出すのに時間がかかってしまいます。これは相手に負担をかける行為なので、避けた方が良いといえます。

どうしてもすぐに返信ができない場合には、内容を確認したこと、改めてメールを送ることだけ先に伝えましょう。

また、返信する時間帯は日中にするのが無難です。深夜や早朝の返信は生活リズムの乱れを疑われるため、できるだけ控えた方が良いでしょう。

件名の「RE:」は残したままでOK

すでに企業とメールのやり取りをしたことがある場合、件名の頭に「RE:」と入っていることがあります。返信する際は、この「RE:」は残したままで問題ありません。

「RE:」は前回のメールへの返信であることを意味し、これによってやり取りの続きであることが分かります。逆に消してしまうと、相手が新規メールと勘違いする恐れがあり、負担をかけてしまう原因になります。

また、返信メールの入力画面には、これまでの本文が残っていることがほとんどです。過去のメール文面も残しておくことで、やり取りの流れをスムーズに理解できます。

なお「RE:」も本文も、たまりすぎて見にくくなった場合は適宜削除して問題ありません。

最後に署名を入れる

署名を入れ忘れる人は、意外と多くいます。署名はメールの末尾に挿入する、自分の連絡先を伝えるものであり、ビジネスメールでは入れるのがマナーとされています。

署名には最低限、氏名と電話番号、メールアドレスを入れておけばOKです。2通目以降は、簡略化したものでも構いません。都度署名を入れるのが面倒な場合は、メールの機能で自動挿入することもできます。

なお、転職活動においては、個人のメールアドレスを使用するのがマナーです。署名欄にも現在の会社のメールアドレスは記載しないよう、注意しましょう。

装飾や記号を多用しない

読み手への配慮や自分のアピールのために、本文を装飾したいと思う人もいるかもしれません。しかし、過度な装飾はビジネスメールにはふさわしくないため控えましょう。

特に絵文字や顔文字を使うのはNGです。絵文字の場合、デバイスによって正しく表示されず、メールが崩れてしまう原因にもなります。

】は強調するときによく使われますが、本当に必要な場合を除いては使わない方が良いでしょう。

また、署名欄を囲むときにも記号を使うことがありますが「-」や「=」など、できるだけシンプルなものにする方が無難です。

面接日程確定後に日程変更が必要な場合

分かった時点ですぐ連絡する

もし約束した日時に面接に行けないことが分かったら、その時点で企業に連絡を入れましょう。企業はあなたの面接をするために、仕事の割り振りや会議室の予約など、さまざまな準備を行っています。

もし準備途中で日程変更の連絡が入れば、相手への負担は最小限で済みます。しかし、言いづらいといった理由で連絡が遅れたり、最終的にドタキャンという形になったりすれば、迷惑をかけるだけでなく印象も悪くなるでしょう。

丁寧な謝罪は必須

日程変更の連絡を入れる際は、変更を希望する理由と、謝罪の意をしっかりと伝えることが重要です。面接の日程を変更することは、面接よりもほかの用事を優先することを意味します。

それだけですでに失礼な行動と捉えられてしまうので、まずは申し訳ない気持ちを丁寧に伝えましょう。

また、日程の変更を希望する理由を、正直に伝えることも重要です。やむを得ない事情があることを伝えれば、企業側もきっと理解してくれます。このとき、下手な言い訳をすると心証が悪くなるので、注意しましょう。

新しく送る候補日は複数用意する

面接の日程変更を希望する際は、候補者側から変更日時を提示するのがマナーです。このとき、代替の日程は複数送りましょう。候補日が複数ある方が、調整しやすいためです。

また、候補日を複数出すことで、面接に対する意欲を伝えることもできます。どうしても複数の日程を出せない場合は、直近で調整できる最速の日程を提示します。その際は、候補日が1つであることに対して一言謝罪を入れておくと良いでしょう。

面接日程確定メールに関する返信の例文

日程確定へのお礼・返信の例文

株式会社◯◯

人事部　◇◇様

お世話になっております。

この度はお忙しい中、面接の日程をご調整いただき、ありがとうございます。

それでは、下記の日時に貴社にお伺いいたします。

日時：◯月◯日（◯）●時●●分～

場所：株式会社◯◯　本社ビル

当日は、何卒よろしくお願いいたします。

◯◯（署名）

企業からのメールをもって日時は確定しましたが、認識の齟齬を防ぐためにも改めて面接日時を提示するのがポイントです。

日程確定後に日程変更をお願いする際の例文

株式会社◯◯

人事部　◇◇様

お世話になっております。

◯月◯日（◯）●時●●分から面接のお約束をさせていただいております。

しかしながら、現職で急遽顧客対応が必要となり、当日にお伺いすることができなくなってしまいました。

せっかくご調整いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

誠に勝手ながら、下記の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

◯月◯日（◯）　●時●●分

◯月◯日（◯）　●時●●分

◯月◯日（◯）　●時●●分

本来であればこのようなご連絡は慎むべきことと存じておりますが、ご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

◯◯（署名）

ポイントは、謝罪の意を表すことと、代替案を複数提示することです。こちらの都合で再調整を依頼しているため「第1希望」などは書きません。

日程確定メールが来ない場合の問い合わせ例文

株式会社◯◯

人事部　◇◇様

お世話になっております。

この度、貴社の選考に応募させていただいた（氏名）と申します。

先日、当方から面接の希望日時についてご連絡させていただきました。

現在ご調整中でしたら恐れ入りますが、面接の日時を確認させていただくことは可能でしょうか。

入れ違いのご連絡でしたら、大変申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

◯◯（署名）

ポイントは、返信がないことを指摘するような表現を含めないことです。あくまで日程の確認をする趣旨で連絡をしましょう。